科展選手參賽的過程中,校方經常會安排同學組隊參加,參加科展時,較多的組員確實是可以平均分配研究中所需的工作量。但組隊參加會不會有其他缺點?就算每個組員都很認真,難道就不會對研究有阻礙嗎?我們將從成人世界中【專案管理】的角度來看看組隊這件事。

團隊合作  

1. 工作分配不均  

組隊時同學們常常需要把工作做分配,但不是所有工作都可以「平均分配」。以做一個市場分析問卷調查來講,工作內容包括問題設計、問卷調查、結果分析、報告綜整等工作。若這份工作分給4個人來做,可能會依照4個組員各自熟悉的領域來負責上述工作。學校工作分配時會多了一項考量叫做「公平」,因為這4項工作的難易度(或是麻煩度)不同,為了公平,可能希望會把研究中每一項工作都分成4分,請4位同學各做每項工作的四分之一。事實上這樣做不是個好主意,它會讓每項工作增加了「同樣一件工作,組員不同,產生結果不同」的變數在裡面。這個問題尤其是在科學研究中特別嚴重。舉例來講,實驗中同學們在把500C.C.的水裝到燒杯裡,看看在10種不同的熱源加熱的變果。每一個人把水裝到燒杯中的都會有誤差。燒杯刻線是一條粗線,有同學把水裝到刻度線下緣、有同學裝到刻度中間,甚至是每位同學用的燒杯都不同,不同的燒杯所量出來的500C.C.水量也沒有完完全全相同。這些都有可能對實驗結果造成影響。然而若讓不同的學生負責不同的工作,怨誰誰誰的工作比較輕鬆、而我的工作比較麻煩等等的問題就會跑出來了。

工作分配不均  

 

2.   時間掌控不易

這個部分要從「進度」與「討論」兩個部分來看。

在「進度」方面來看,再用前述市場分析問卷調查工作來看,問題設計、問卷調查、結果分析、報告綜整這四個步驟是需要一步一步依序來完成的。在大人的世界中,一個員工常常會有很多工作需要負責,負責步驟三的員工就算在等步驟二的結果出來時,通常會有公司中其他的工作可以做,不會閒閒沒事幹。但科展原本就是利用同學們課餘的時間進行,在等前一位同學的輸出結果時,下一位同學只是在「等」而已,對這個研究工作本身並沒有幫助,而且同學規劃時通常會給一個比較寬鬆的時間,大家常常不會「盡早完成,避免最後出現意外」;而是「拖到最後,不能拖了才趕快做」,無形中浪費了很多時間。

從「討論」方面來看,討論這個工作非常重要,它是讓員工間彼此了解對方工作的機會,因此討論的會議需要全員到齊。通常一個公司員工大部分的時間都是在公司上班,要找出開會時間比較容易,對上班族來講開會可能比家庭生活優先,所以最壞的結果也就是利用下班時間來開會。然而現代同學除了學校生活外,補習會占去同學們許多的課餘時間,對同學來說補習班的重要性可能會比科展競賽來得高,要協調出所有組員都能到齊的空檔可能不太容易。為了要湊到組員全部有空的時間,可能會把討論會議的週期拉長,無形也拖慢研究進度。

時間掌控不易  

3. 彼此工作不熟悉  

科展競賽與專案相同的一點,都是需要做「口頭報告」。在做專案報告時,每位同仁可以針對自己負責的工作範圍來做報告,設計問卷的同仁可能對分析結果時所有的統計方式並沒有非常了解,但客戶重視的是案子能完整結束,至於工作小組誰做的多誰做的少並不會特別在意。若是以團隊的方式參加科展,過程中能不能從組員們的彼此身上互相學習是很重要的。但同學們常發生的是A同學不了解B同學做的、B同學也不了解A同學做的。在做口頭報告時,如果A同學的工作剛好是評審比較感興趣,但卻在B同學被問到了A同學負責的部分而答不出來,這時候可能會讓評審委員覺得「這個研究所根本就是A同學一個人做的,其他同學只是掛名」這樣的錯覺。科展評審在意組員們的整體表現,組員越多,讓組員們互相了解對方工作的時間也需要越多。一整個研究中因為小組分工的過程而產生太多的接縫,對於工作來講未必是一件好事。

彼此工作不熟悉

 

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科展競賽帶給同學們學習的,除了科學外,更可了解到大人世界中專案管理的點點滴滴,組員們的工作分配就是其中之一。